基礎(chǔ)功能

用戶門戶

主要工作流

活動申請，活動費用審批-差旅費用、演講者費用管理、第三方支付，采購審批

主數(shù)據(jù)管理

預(yù)算管理、用戶信息、組織架構(gòu)、GOA、成本中心、賬戶密碼

集成功能

SAP接口、TEMS接口

1、用戶門戶

流程列表( Flow List )、代辦事項( To-do List )、管理工具( Tool List )、授權(quán)代理( Delegation )、流程查詢( Search )。

2、用戶主數(shù)據(jù)

User Master Data是EMS系統(tǒng)的基礎(chǔ)組成部分，基于AD身份認(rèn)證，這部分的人員信息可以來自于企業(yè)自有的HR的系統(tǒng)，也可以在EMS系統(tǒng)中進(jìn)行維護(hù)和管理。

活動申請

• 活動申請
  活動申請(Event Request)流程包含了對活動信息本身和預(yù)算申請的審批，如果審批通過，系統(tǒng)將會自動產(chǎn)生一個唯一的Event ID，這個ID作為后續(xù)費用申報及支付的一個重要關(guān)聯(lián)屬性，同時也是從預(yù)算申請、費用審批、費用支付這條鏈路的起始點，也為預(yù)算的管控和追溯提供了前提條件。
• 預(yù)算管理
  EMS中的預(yù)算可以來自于企業(yè)自有的預(yù)算管理系統(tǒng)或模塊，也可以在EMS系統(tǒng)中進(jìn)行維護(hù)和管理。對于每一筆預(yù)算，用戶可以查看使用的明細(xì)信息，同時可以查看到每一次Transaction的具體詳情。

費用審批

• 活動關(guān)聯(lián)
  用戶在發(fā)起費用審批流程中，可以關(guān)聯(lián)相應(yīng)的活動信息，同時選擇或輸入Event ID來關(guān)聯(lián)，通過這種方式有效的把活動申請和費用審批關(guān)聯(lián)起來。
• 供應(yīng)商主數(shù)據(jù)
  Vendor Master是重要的主數(shù)據(jù)，新的EMS系統(tǒng)中可以維護(hù)Vendor Master數(shù)據(jù)，也可以從SAP或其他數(shù)據(jù)源獲取，但為了去減少重復(fù)的維護(hù)工作和數(shù)據(jù)一致性，需要建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)源的機制。
• TEMS Integration & Project Code
  在填寫費用明細(xì)中，Project Code為可選，根據(jù)實際的業(yè)務(wù)情況，用戶可以留空，也可以手動或從其他系統(tǒng)中獲取。TEMS系統(tǒng)可以通過開放相關(guān)的視圖或接口給EMS系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合。
• 講者信息庫
  在進(jìn)行Speaker Fee審批流程中，講者信息庫是關(guān)鍵的Master Data，需要對講者的基本信息、資質(zhì)、等級等數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和管理。
• PO關(guān)聯(lián)
  Payment(第三方支付)流程中，如涉及到采購申請(非庫存采購)，需要用戶填寫相關(guān)聯(lián)的PO Number,這個Number把訂單和支付進(jìn)行了關(guān)聯(lián)，符合合規(guī)性要求，也便于后期的數(shù)據(jù)追溯。

采購審批

• 采購審批
  實際業(yè)務(wù)中存在Event活動需要進(jìn)行采購(非庫存采購)，則需要經(jīng)由采購部對采購事項進(jìn)行審批。用戶發(fā)起了采購申請，并得到相關(guān)部門進(jìn)行批準(zhǔn)后，系統(tǒng)自動產(chǎn)生唯一的PO Number。
• PO訂單管理
  所有的PR/PO 訂單都將進(jìn)入EMS管理平臺，采購管理員可以進(jìn)行查詢或訂單追溯，同時在Event費用審批和支付流程中關(guān)聯(lián)PO Number，加強了了費用支付管理規(guī)范，降低了資金風(fēng)險。