公司名稱：Nando’s公司

公司位置：英國

公司簡介：Nando’s公司在英國經營著286家餐廳，從蘇格蘭阿伯丁到英格蘭南安普頓，

所在行業：酒店服務業

實施區域：主要為財務方面的12個工作流業務程序

相關的軟件：K2 blackpearl, Microsoft SharePoint以及其內部定制應用程序。

面臨的問題：

第一家Nando’s的餐廳于1992年在英國開業，此后這家公司取得了偉大的成功，每一年都有很多新的餐廳開業。然而，隨著公司業務的不斷壯大，原先制定的公司流程已經無法滿足當前的需要。

Nando’s的財務部門每個月需要處理4000到6000張發票。在這些發票兌現之前，需要將其分配到特定的成本項目并需要得到業務流程中不同人員的授權，包括位于全國各地的某個餐廳經理。

“我們意識到這個核心的業務流程需要自動化的工作流程來進行改善。”Nando’s的應用程序經理Juan Louw說道。

公司的費用處理流程同樣需要自動化：員工必須打印一張費用開銷表格并進行填寫，在得到經理批準之后交由財務部門進行處理。而財務部門人員則必須將這些信息錄入系統之中。整個過程非常緩慢，而費用開銷表格的填寫經常會出現錯誤，而糾正這些錯誤又要花費很多的時間。

解決過程：

Nando’s公司使用K2來開發它的12個獨立的工作流，主要是為了支持公司的發票和費用管理過程。

現在，當收到發票以后，財務部門會將其錄入財務中心系統，然后將其分配到相關的成本項目中。每一張發票會自動定向到可對該發票進行批準的相關人員，管理人員可以選擇接受或者拒絕。關于餐廳的日常活動費用發票會轉發給餐廳經理，以便他們能夠核查工作是否圓滿完成。

因此，整個發票處理流程不僅更加快速，對于財務的管控也更加細致。

“對于那些流程不完整的發票我們拒絕兌現。”Louw說。

在新的K2費用申請流程中，員工需要填寫電子表格形式的開銷清單。之后會自動將其發送到相應流程的經理來進行審批，然后再送達財務部門。

自動化的過程節省了財務部門大量的時間，他們無需再進行信息的輸入，這也有效的減少了認為的錯誤。

帶來的改觀：

• 整個業務運作效率得到很大提高
• 減少財務人員的工作量
• 報銷費用的處理和支付更加快速
• 加強了對發票支付的財務管控
• 在沒有系統發生實質改變的前提下完成了流程的靈活自動化
• 提升了公司文化

評價：

“過去我們要花費3到4周時間等待費用請求的處理，現在一周內就可收到付款。”Nando’s公司應用程序經理Juan Louw這樣評價道。

“公司在繼續成長中，我們有能力處理每個月大量的發票和費用請求。”