任何項(xiàng)目都需要明確的管理和領(lǐng)導(dǎo)。 成功的項(xiàng)目不僅僅會發(fā)生。即使擁有最好的團(tuán)隊(duì)，也需要為團(tuán)隊(duì)啟動成功的項(xiàng)目定義明確的項(xiàng)目范圍，目標(biāo)和角色。無論您是項(xiàng)目管理的新手還是老手，項(xiàng)目章程都對組織項(xiàng)目和保持所有人的正常運(yùn)轉(zhuǎn)非常有幫助。

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什么是項(xiàng)目章程？

項(xiàng)目章程是一份簡短的文檔，以簡潔明了的方式說明了項(xiàng)目。 章程通常在設(shè)計時就考慮了高層管理，章程應(yīng)包含項(xiàng)目的范圍，目標(biāo)和參與者，這樣任何人都可以在短時間內(nèi)了解項(xiàng)目概念。 項(xiàng)目章程還應(yīng)劃定許多角色和職責(zé)，必要時包括利益相關(guān)者，同時概述項(xiàng)目中的一些目標(biāo)和截止日期。

最終，項(xiàng)目章程解決了任何項(xiàng)目中的以下問題：

• Why?
• Who?
• What?
• When?
• Where?
• How?

盡管很簡短，但是項(xiàng)目章程通常還是基于工作聲明（SoW）的正式文檔，用于滿足商定的業(yè)務(wù)需求，通常在項(xiàng)目開始時就建立。 理想情況下，當(dāng)項(xiàng)目的所有部分都匯集在一起時，將在項(xiàng)目的計劃階段制定項(xiàng)目章程。 然后，一旦項(xiàng)目準(zhǔn)備就緒，便會提出項(xiàng)目章程，以供利益相關(guān)者最終批準(zhǔn)。

使用項(xiàng)目章程的好處和重要性

項(xiàng)目章程有助于保持項(xiàng)目的正常進(jìn)行和團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)，從而使項(xiàng)目更成功地完成，并實(shí)現(xiàn)預(yù)期的成果。項(xiàng)目章程不僅限于此。除此之外，完成后還可以提供其他好處：

• 總體清晰–為整個團(tuán)隊(duì)制定清晰的指導(dǎo)方針，包括重要的里程碑，目標(biāo)和責(zé)任
• 設(shè)定范圍–在章程中定義預(yù)算和預(yù)期工作時間時，項(xiàng)目不太可能失控
• 節(jié)省時間–明確的章程可以幫助項(xiàng)目保持進(jìn)度，避免成本高昂的挫折或范圍不斷縮小
• 增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)動力-通過定義項(xiàng)目經(jīng)理和贊助商，更容易保持整個團(tuán)隊(duì)的積極性和幸福感。 （要定義項(xiàng)目中的每個角色，建議使用RACI圖表）。

對于一個主要目的，項(xiàng)目章程也具有極大的好處：向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供他們在批準(zhǔn)的項(xiàng)目上工作所需的權(quán)限。 批準(zhǔn)很重要，因?yàn)槿绻麤]有必要的資源，該項(xiàng)目將無法進(jìn)行。清楚，正確地寫出章程后，管理人員就可以看到項(xiàng)目中明確的業(yè)務(wù)價值，并在以后達(dá)到各個里程碑時回頭參考該項(xiàng)目。 這一點(diǎn)也很重要，因?yàn)樗梢苑乐箤?xiàng)目進(jìn)行不必要的審查以及避免可能導(dǎo)致項(xiàng)目停工的普遍誤解。

需要包括哪些組件？

在強(qiáng)大的項(xiàng)目章程中需要包含一些組件。這些包括：

• 該項(xiàng)目將要解決的問題的說明。該項(xiàng)目的目的應(yīng)包括簡潔明了的語言。
• 一個業(yè)務(wù)案例，說明為什么要完成該項(xiàng)目以及如何與組織的戰(zhàn)略目標(biāo)相關(guān)聯(lián)。本節(jié)還可以包括推進(jìn)項(xiàng)目所需的資源要求。這應(yīng)該包括預(yù)算。
• 關(guān)于項(xiàng)目目標(biāo)或如何定義項(xiàng)目成功的陳述。這些應(yīng)該由項(xiàng)目發(fā)起人批準(zhǔn)。
• 開始日期和結(jié)束日期創(chuàng)建了明確的時間表，這將有助于贏得管理層的批準(zhǔn)并保持工作團(tuán)隊(duì)的工作狀態(tài)。
• 項(xiàng)目的范圍，定義什么在項(xiàng)目范圍內(nèi)，什么不在項(xiàng)目范圍內(nèi)。
• 將與利益相關(guān)者一起參與該項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)成員。這包括受影響的業(yè)務(wù)部門或服務(wù)區(qū)域，業(yè)務(wù)部門內(nèi)的部門，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目發(fā)起人。

如前所述，這些組件應(yīng)包含在每個項(xiàng)目章程中，最好是在創(chuàng)建項(xiàng)目章程時。項(xiàng)目章程中包含的組件還應(yīng)回答以下問題：

• 業(yè)務(wù)案例是什么，或者為什么要繼續(xù)進(jìn)行該項(xiàng)目？ 項(xiàng)目章程必須說明為什么需要時間，精力和金錢。
• 誰來領(lǐng)導(dǎo)這個項(xiàng)目，誰來贊助這個項(xiàng)目？ 項(xiàng)目章程需要說明由誰來領(lǐng)導(dǎo)工作團(tuán)隊(duì)和將支持工作的發(fā)起人提交給執(zhí)行管理層。
• 如何衡量項(xiàng)目？ 應(yīng)該有可衡量的結(jié)果和收益，證明對企業(yè)的價值。 這可以減少或避免成本，提高客戶滿意度或增長機(jī)會。

這些問題將幫助您和您的團(tuán)隊(duì)以正確的心態(tài)開始寫作過程，并為任何項(xiàng)目章程奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

使用這些提示和最佳實(shí)踐開始創(chuàng)建項(xiàng)目章程

弄清楚從項(xiàng)目章程開始的位置可能很困難并且有點(diǎn)不知所措。有很多部分必須結(jié)合在一起。組織它們并找到簡潔和細(xì)節(jié)之間的適當(dāng)平衡可能是一個挑戰(zhàn)，但這不是必須的。

以下是啟動項(xiàng)目章程時的提示和最佳做法：

• 使用模板。定義項(xiàng)目是一項(xiàng)重要的任務(wù)，但是當(dāng)您從頭開始時，可能會感到困難和不知所措。我們建議使用Minitab工作區(qū)中的項(xiàng)目章程模板，以確保包括所有內(nèi)容，并且不同的工作組使用同一文檔。由于包含了所有最有用的表單字段，因此該模板可以幫助提供指導(dǎo)。該模板還可以根據(jù)您的需求進(jìn)行定制，并且由于它是數(shù)字化制作的，因此在需要時易于更新和共享。

• 讓合適的人參與進(jìn)來。盡管廚房里廚師過多可能是一個障礙，但重要的是要征求每個業(yè)務(wù)部門或部門代表的意見。有些團(tuán)隊(duì)對業(yè)務(wù)收益有不同的看法，因此一定要征詢項(xiàng)目中所有團(tuán)隊(duì)的意見。
• 識別風(fēng)險。提前了解風(fēng)險水平，尤其是在復(fù)雜項(xiàng)目中。如果某些風(fēng)險因素導(dǎo)致延誤，這有助于與利益相關(guān)者和高管建立期望。提前計劃解決方案，使高管和團(tuán)隊(duì)對項(xiàng)目更加滿意。

請記住，這是一個指南。項(xiàng)目章程是項(xiàng)目以及利益相關(guān)者的路線圖。確保所有參與人員易于遵循，并在項(xiàng)目的整個生命周期中參考章程。您是否已經(jīng)考慮過可以領(lǐng)導(dǎo)組織的項(xiàng)目？通過使用Minitab Workspace中的項(xiàng)目章程，開始您的項(xiàng)目。

準(zhǔn)備好更輕松地創(chuàng)建項(xiàng)目章程了嗎？

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