RACI圖表是項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容，可幫助團(tuán)隊(duì)成員了解其在項(xiàng)目可交付成果中的作用-在負(fù)責(zé)人，闡述人員，顧問和解釋人員每個(gè)步驟中進(jìn)行細(xì)分。當(dāng)您闡明這四個(gè)級(jí)別的輸入和決策能力，并在項(xiàng)目開始時(shí)將它們分配給不同的團(tuán)隊(duì)成員時(shí)，它可以幫助每個(gè)人更順利地執(zhí)行項(xiàng)目。

這是一份快速指南，可以幫助您了解角色，然后再開始定義團(tuán)隊(duì)中負(fù)責(zé)任，知情的人（介于兩者之間）。我們還將介紹如何在短短幾分鐘內(nèi)使用Minitab Workspace設(shè)置自己的RACI圖表。

• 負(fù)責(zé)人

負(fù)責(zé)人是指團(tuán)隊(duì)成員負(fù)責(zé)完成某些任務(wù)或可交付成果。例如，如果團(tuán)隊(duì)角色之一是“作家”，則該作家可能負(fù)責(zé)編寫項(xiàng)目文檔。

• 闡述人員

闡述一詞是指?jìng)€(gè)人在完成任務(wù)時(shí)擁有最終的權(quán)力。例如，副本編輯器可能不負(fù)責(zé)編寫文檔，但是他們負(fù)責(zé)確保文檔按時(shí)，準(zhǔn)確地完成。

• 顧問

被視為“已咨詢”的團(tuán)隊(duì)成員是指?jìng)€(gè)人是該任務(wù)的顧問。例如，可以咨詢主題專家以幫助提供可交付成果的技術(shù)規(guī)范，或者可以咨詢資深團(tuán)隊(duì)成員以提供最佳實(shí)踐來完成任務(wù)。

• 解釋

在項(xiàng)目發(fā)展過程中，應(yīng)該將被視為解釋角色保持最新狀態(tài)。這樣可以確保每個(gè)任務(wù)及其狀態(tài)的透明性。他們不會(huì)被要求提供反饋或進(jìn)行審查，但是他們可能會(huì)受到項(xiàng)目成功的影響，因此希望對(duì)項(xiàng)目的運(yùn)行狀況有一個(gè)高層次的了解。

什么時(shí)候應(yīng)該使用RACI圖表？它可以如何幫助您？

盡管RACI對(duì)于所有類型的項(xiàng)目管理都是有用的，但如果項(xiàng)目成員由不同資歷級(jí)別和部門組成的矩陣構(gòu)成，則其中可能會(huì)有一些灰色區(qū)域，顯示誰向誰以及誰擁有最終發(fā)言權(quán)，這將特別有用。它們?cè)诳鐖F(tuán)隊(duì)項(xiàng)目中也非常有用，在跨團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目中，不同的團(tuán)隊(duì)具有不同的審批流程，并且審批有可能陷入困境。

當(dāng)RACI圖表清楚地說明了每個(gè)人在每個(gè)任務(wù)中的角色時(shí)，它還可以防止重復(fù)工作的時(shí)間增加，因?yàn)槟梢钥吹饺藗兺瑫r(shí)跳進(jìn)來從事一項(xiàng)任務(wù)并朝著不同的方向拉動(dòng)。良好的RACI圖表應(yīng)有助于在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員，并應(yīng)定期進(jìn)行引用，以便您獲得收益。

• 消除角色混亂

• 適當(dāng)分配資源

• 管理對(duì)每個(gè)任務(wù)的期望

• 確保不忽略重要任務(wù)

• 簡(jiǎn)化交流（無需不必要的電子郵件抄送）

在Minitab工作區(qū)中設(shè)置RACI圖表和RACI最佳實(shí)踐

無論您是使用電子表格，白板還是Minitab Workspace之類的軟件解決方案，都希望每次都具有相同的布局。項(xiàng)目越復(fù)雜，軟件將越有用。從完整的RACI表格中查看此屏幕截圖。

raci產(chǎn)品發(fā)布示例minitab工作區(qū)

當(dāng)您使用此類軟件完成一個(gè)項(xiàng)目，并且您和您的團(tuán)隊(duì)熟悉下拉菜單，顏色，概述的任務(wù)順序等之后，您會(huì)發(fā)現(xiàn)您更自然地完成下一個(gè)項(xiàng)目。

要在Minitab Workspace中創(chuàng)建RACI圖表，請(qǐng)單擊插入>表單，然后搜索RACI。然后選擇RACI（責(zé)任分配矩陣），單擊“創(chuàng)建”，空白表格將顯示在新選項(xiàng)卡中。您還將在底部看到可擴(kuò)展的說明，以幫助您記住不同角色的目的以及如何填充表單。這里有一些其他技巧可以幫助您入門。

• 在項(xiàng)目工作開始之前創(chuàng)建RACI圖表。它將幫助您避免那些試圖將牙膏擠回軟管類型的情況。同樣要對(duì)照GANTT圖表查看RACI圖表，以確保包括所有工作流和團(tuán)隊(duì)成員，將很有幫助。

• 確定誰負(fù)責(zé)維護(hù)RACI圖表。通常是項(xiàng)目經(jīng)理，但這可能是另一個(gè)角色，具體取決于團(tuán)隊(duì)的設(shè)置方式。

• 確保為每個(gè)任務(wù)列出了所有項(xiàng)目角色– R，A，C和I，并為每個(gè)角色提供了大量詳細(xì)信息。

固定兩者之間的距離并開發(fā)自己的最佳實(shí)踐

在某些團(tuán)隊(duì)（尤其是小型團(tuán)隊(duì)）中，您可能會(huì)發(fā)現(xiàn)責(zé)任人也要闡述。就像在前面的示例中，我們有一名作家和一名副本編輯器一樣，在一個(gè)小團(tuán)隊(duì)中，作家可能還需要校對(duì)和發(fā)布其文檔。

顧問和解釋人員也是同樣的道理因此，當(dāng)您計(jì)劃一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，您是否可以看到一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員是RA或其他組合？通常是不會(huì)。如果您確實(shí)有多個(gè)角色的團(tuán)隊(duì)成員，則需要手動(dòng)輸入，但是僅建議在少數(shù)情況下使用。如果您很想創(chuàng)建這樣的組合，則可以考慮添加更詳細(xì)的任務(wù)以進(jìn)一步區(qū)分角色（如果將文檔分為兩個(gè)任務(wù)，則可以“最終確定”文檔，一個(gè)任務(wù)是將其保存到共享驅(qū)動(dòng)器中，然后通知每個(gè)人內(nèi)部，另一個(gè)用于將最終文件傳送到打印機(jī)或?qū)⑵?發(fā)布到您的網(wǎng)站）。

實(shí)際上，找出所有這些對(duì)提高組織和自己的項(xiàng)目規(guī)劃風(fēng)格和最佳實(shí)踐是一個(gè)很好的練習(xí)。使用Minitab Workspace中的RACI圖表之類的計(jì)劃工具執(zhí)行項(xiàng)目當(dāng)然可以幫助確保您使用相同的語言來傳達(dá)可交付成果和期望，并且可以為您在未來幾年內(nèi)復(fù)制的項(xiàng)目成功做出整體貢獻(xiàn)。

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